Strategien gegen den E-Mail-Stress

E-Mails sind schnell und praktisch. Doch wenn das Postfach täglich überquillt, ist Stress programmiert. Was gegen die E-Mailflut hilft

von Nina Himmer, aktualisiert am 30.06.2016

Vernetzt: Weltweit werden täglich Milliarden von E-Mails verschickt

Fotolia/OrpheusXL

Vor über 40 Jahren verschickte Ray Tomlinson die erste E-Mail der Welt. Bald war klar: Seine Erfindung würde die Kommunikation revolutionieren und den Austausch von Nachrichten schneller, einfacher und effizienter als je zuvor machen. Tatsächlich sind E-Mails aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken – mehr als hundert Milliarden schwirren schätzungsweise täglich durch das Internet.

Doch die Kommunikation mit einem Klick hat auch ihre Schattenseiten. "Schon die Masse allein ist ein Problem", sagt Sabria David vom Slow Media Institut in Bonn, das Unternehmen in Sachen digitaler Arbeitsschutz berät. Während im privaten Bereich soziale Netzwerke und mobiles Chatten der E-Mail Konkurrenz machen, ist sie in der Arbeitswelt Studien zufolge nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmedien. Davids Erfahrungen stützen diese Aussage, 40 eingehende E-Mails pro Tag und Mitarbeiter sind laut der Expertin keine Seltenheit. "Selbst wenn man für die Bearbeitung nur drei Minuten einplant, kommt man bei fünf Arbeitstagen schon auf zehn Stunden", rechnet sie vor.


Elektronische Nachrichten fressen also viel Zeit und Ressourcen – auch, weil jede eingehende Nachricht Ablenkung bedeuten kann. "E-Mails zerstückeln den Tag und machen es schwer, sich länger auf etwas zu konzentrieren", so die Medienforscherin. Das Problem verschlimmert sich, wenn E-Mails akustisch angekündigt werden. Jedes "Pling" reißt uns dann von neuem aus der Konzentration.

Viele Mails taugen nur für den Papierkorb

Hinzu kommt, dass nur ein Bruchteil der eingehenden Nachrichten relevant ist, Studien gehen von nur rund 15 Prozent aus. Der Rest sind Newsletter, überflüssige Alerts, Werbung, Spam, wenig zielführende Hin-und-Her-Mails zu Dokumenten und Terminfindungen oder solche, die im Posteingang landen, weil unnötig viele Empfänger in Kopie gesetzt wurden. Das Problem ist nicht die E-Mail selbst, sondern unser Umgang damit. "Wir hinken bei der Integration neuer Technologien in den Arbeitsalltag hinterher", sagt David. Darunter leide nicht nur die Produktivität, sondern auch die Gesundheit.

"Zu viele E-Mails können einen Belastungsfaktor darstellen und somit zu stressbedingten Erkrankungen beitragen", bestätigt Alexandra Miethner vom Berufsverband Deutscher Psychologen. Mit der digitalen Überlastung werden zum Beispiel Krankheiten wie Bluthochdruck oder Depressionen in Verbindung gebracht. Studien, etwa von den Krankenkassen oder der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, legen nahe, dass mit dem digitalen Fortschritt auch lange Ausfallzeiten von Arbeitnehmern einhergehen können. Neben der Masse an E-Mails, der Ablenkung und dem Gefühl, ob des ständig vollen Posteingangs nie fertig zu werden spielt dabei vermutlich auch die ständige Erreichbarkeit eine Rolle. Rein technisch haben E-Mails keine Grenzen: Sie lassen sich sonntags schon vor dem ersten Kaffee, nach Feierabend oder in den Ferien lesen. "Vielen Menschen fällt es deshalb schwer, abzuschalten und sich zu entspannen", sagt Miethner. Dass auch die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben immer mehr verwischen, verschärft das Dilemma noch.

Kopfkino ausschalten und zum Telefon greifen

So belastend die E-Mailflut auch sein kann – manchmal helfen schon einfache Tricks und Verhaltensänderungen dagegen. Wer direkt damit loslegen will, kann sich zunächst von Newslettern, Feeds und Rundschreiben abmelden, die nicht wirklich wichtig sind. So lassen sich unnötige Posteingänge vermeiden. Wenn es die Arbeit zulässt, sollte man zudem die Eingangsbenachrichtigung ausschalten, damit es künftig nicht mehr "Pling" macht. "Stattdessen lieber mehrmals täglich zu festen Zeiten den Posteingang überprüfen und dazwischen Konzentrationsphasen schaffen, in denen keine E-Mails gelesen werden", sagt David. Eine Studie aus den USA zeigt, dass Angestellte fokussierter arbeiten und eine ruhigere Herzfrequenz haben, während sie nicht auf ihren Account zugreifen können. Diplom-Psychologin Miethner hat einen weiteren Tipp: "Es hilft, das Kopfkino auszuschalten – also sich darüber Gedanken zu machen, was alles passiert, wenn man E-Mails nicht sofort beantwortet."

Beim Schreiben hilft es, auf einen aussagekräftigen Betreff zu achten und den Text knapp und präzise zu formulieren. Die Funktion "allen antworten" sollte man sparsam verwenden, denn der CC-Wahn ist eine der Hauptursachen für E-Mail-Lawinen. Außerdem hilft es, sich zu fragen, ob eine E-Mail wirklich das geeignete Kommunikationsmittel ist. "Die meisten Unternehmen sind hier auf halber Strecke stehen geblieben", sagt David. Dabei gebe es für viele Aufgaben Tools, die der E-Mail überlegen seien. Etwa für Terminfindungen, das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument, Bildern oder Tabellen. Wer hier Alternativen nutzt, spart nervenraubende Mails, die ständig hin und her geschickt werden und zu einem heillosen Chaos führen. "In vielen Fällen ist außerdem der Griff zum Telefonhörer die bessere Wahl", sagt Miethner. Ebenfalls hilfreich: Ein Ordnungssystem anlegen, mit dem man E-Mails nach Prioritäten sortieren kann, zum Beispiel mit Hilfe von Ordnern oder Farben. So lassen sich eingehende Nachrichten nach Dringlichkeit sortieren und zu festen Zeiten bearbeiten.

Klare Regeln entspannen die Kommunikation

Beide Expertinnen sind sich zudem einig, dass E-Mail-Kommunikation neben individueller Kompetenz vor allem klare Regeln erfordert: Wann bin ich erreichbar? Erwarte ich eine Antwort? Wie schnell? Von wem? Dabei sind auch die Kollegen und das Unternehmen gefragt – als Einzelkämpfer wird man kaum gegen die Flut ankommen. "Im Unternehmen muss zum Beispiel klar sein, an wen welche E-Mails gehen, wann wie schnell eine Antwort erwartet wird, wer abwesende Mitarbeiter vertritt und ob diese auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sein müssen", so David.

Auch gemeinsame Konzentrationsphasen seien sinnvoll, ebenso wie abgestimmte Kennzeichnungssysteme. Wer zum Beispiel direkt in den Betreff schreibt, ob eine Mail nur zur Information dient oder ob eine Antwort erwartet wird, erspart auch anderen Zeit. "Es gilt, von einem reflexhaften hin zu einem reflektierten Umgang mit E-Mails zu kommen", sagt David. Dazu gehört auch, von Mensch zu Mensch zu reden und Erwartungshaltungen zu klären. Alexandra Miethner zum Beispiel erinnert sich an ein Coaching bei einem Unternehmen, dessen Geschäftsführer gerne mitten in der Nacht E-Mails verschickte. Seine Mitarbeiter fühlten sich dadurch gestresst und genötigt, möglichst schnell zu antworten. Darauf angesprochen, fiel die Führungskraft aus allen Wolken: "Ich bin eine Nachteule und will meine Ideen loswerden – aber ich würde nie im Leben erwarten, dass mir jemand schnell darauf antworten muss."



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